Účelem dokumentace je zabezpečení průkazných a objektivních záznamů o průběhu povodně, o provedených opatřeních k ochraně před povodněmi, o příčině vzniku a velikosti škod a o jiných okolnostech souvisejících s povodní.

• K tomu zejména slouží:
• záznamy v povodňové knize,
• průběžný záznam vodních stavů a orientačních hodnot rychlostí a průtoků,
• označování nejvýše dosažené hladiny vody,
• zaměřování a zakreslování záplavy,
• fotografické snímky a filmové záznamy,
• účelový terénní průzkum a šetření.

Povodňové orgány provádějí vyhodnocení povodně, které obsahuje rozbor příčin a průběhu povodně, popis a posouzení účinnosti provedených opatření, věcný rozsah a odborný odhad výše povodňových škod a návrh opatření na odstranění následků povodně. Zprávu zpracují do jednoho měsíce po ukončení povodně, v případě potřeby rozsáhlejších dokumentačních prací se provede doplňkové vyhodnocení do šesti měsíců po ukončení povodně.

Prohlídky po povodni:

Záznamy v Povodňové knize:

Veškeré informace, zprávy, příkazy při nebezpečí povodně a v jejím průběhu se zaznamenávají v povodňové knize. Povodňová kniha je uložena společně s další dokumentací v kanceláři stajemníka povodňové komise. Záznamy do povodňové knihy provádí pověřený člen PK ORP Židlochovice.

• Obsah záznamů:
• evidenční číslo zprávy,
• datum a čas a způsob přijetí (datum a čas a způsob předání),
• od koho byla přijata (komu byla předána),
• obsah zprávy, informace, rozhodnutí, příkazu, opatření (doslovné znění),
• podpis zapisovatele.
• Povodňová kniha může být vedena také prostřednictví povodňového systému POVIS.

Zákresy do pracovních map:

Do pracovních map se provádějí pravidelné zákresy povodňové situace – zejména se jedná o lokality, prostory a objekty zasažené povodní, objížďky, umístění protipovodňových zábran, evakuační trasy, evakuační místa, kontrolní stanoviště, sklady humanitární pomoci, místa nouzově ubytovaných osob apod. Záznamy se provádějí v intervalech podle potřeby. K zákresu se uvede časový údaj vzniku, trvání či zjištění nastalé situace. Pracovní mapy lze vést rovněž na PC pomocí speciálních nástrojů.

Dokumentační práce v terénu:

Foto a video dokumentaci o průběhu povodně zajišťuje určená pracovní skupina povodňové komise ORP Židlochovice. Dokumentace slouží k objektivnímu zachycení způsobených škod po povodni a pro zpracování souhrnné zprávy o povodni. Eviduje se v povodňové knize.

Souhrnná zpráva o povodni:

Povodňové orgány zpracovávají zprávu o povodni v případě že:

• byl vyhlášen II. nebo III. SPA,
• došlo k povodňovým škodám,
• byly prováděny povodňové zabezpečovací a záchranné práce.

Tato zpráva je zpracována do 1 měsíce po ukončení povodně, v případě potřeby rozsáhlejších dokumentačních prací se provede doplňkové vyhodnocení do 3 měsíců po ukončení povodně a je předávána k využití povodňovému orgánu vyššího stupně.